Avagy a lean nem csak a termelésben használható

A legtöbb ember a lean szó hallatán talán azt gondolhatja, hogy ez csak a nagy termelő gyárak (pl.: autóipari óriások) sajátja, és az Ő szektorában (pl.: könyvelés vagy egyéb szolgáltatás) ez nem alkalmazható, és nincs is rá szükség.

Ez tévedés.

Hogy mi a lean, filozófiai kérdés, erről mindenki mást gondol, részleteibe nem mennék bele, de véleményem szerint egy gondolkodásmód, ami akár alapjaiban meghatározhatja egy cég vagy egy ember jövőjét.

Manapság rengeteg cikk foglalkozik a munkaerőhiánnyal, elvándorlással, ennek okaival és következményeivel. Mivel ezek nagyon messzire vezetnek (és a jelen cikknek nem célja) ezzel most nem foglalkozom, inkább nézzük azt, hogy mit tehetünk azért, hogy megtartsuk a munkatársakat vagy hogyan kezeljük a kialakult helyzetet.

Lássuk az elvárásokat a két legfontosabb szemszögből:

  • mit vár el a cégek többsége: azt, hogy a munkavállaló dolgozzon többet, jobban, gyorsabban, hatékonyabban kevesebb vagy ugyanannyi pénzért.
  • mi a munkavállaló vevői igénye a vállalattal szemben: kevesebbet (vagy legalábbis semmi esetre sem többet) dolgozni, több szabadidő, rugalmasság, a felesleges munka elkerülése és természetesen magasabb jövedelem elérése.

Hogyan segíthet a lean, mint gondolkodásmód mind a két oldalról megoldani ezt a problémát:

Először is próbáljuk megkeresni a probléma gyökérokait. Számtalan cikket olvastam a témában, de én a Portfolio.hu egyik cikkéből emelnék ki hármat.

  1. “Hatékonyság szempontjából a magyar vállalkozások jelentős része nemzetközileg nem versenyképes, az alacsony technológiai színvonal és munkaszervezés miatt munkaerőigényük túlzott.”
    A fentiekkel teljes mértékben egyet tudok érteni. Erre mondok egy példát: az egyik barátom arra panaszkodott, hogy kapott egy levelet egy területi igazgatótól 13 kérdéssel. A kérdéseket és azok szakmaiságát nem kívánta minősíteni, maradjunk annyiban, hogy a kérdések elméleti jellegűek voltak és egy részét nem is lehetett egzaktul megválaszolni. A dolog vége az lett, hogy válaszok megadásával kb. 3,5-4 munkaórát töltött el. Ez már anyagilag is mérhető, figyelembe véve, hogy ezen idő alatt akár értékteremtő munkát is végezhetett volna. A válaszok természetesen a fiókban landoltak és azóta sem kerültek újra elő. Szerintem mindannyian egyetérthetünk abban, hogy ez, vagyis a felesleges és értelmetlen munka, az egyik legfrusztrálóbb munkatípus. Így azt javasolom, hogy felejtsük el ezeket és vizsgáljuk meg, hogy az adott munkáért a vevő legalább indirekt módon fizet-e?
  2. “A rendelkezésre álló munkaerő minősége romló tendenciát mutat. Az iskolából kikerülő korosztályoknál a tanulás és a teljesítmény lényegesen kisebb értéket képvisel. Ezt jól illusztrálja a Pisa felmérések romló eredménye is. A digitális írástudás mérés során 34-ből 30. a magyarok. Olvasásban, írásban és matematikában is az OECD átlag alatt teljesítettek a magyar gyerekek.”
    Ez tény, ezzel nem lehet vitába szállni. A lean egyik eszköze a poka-yoke módszer, vagyis a munkát (a folyamatot) tedd hibabiztossá – ma magyarul ezt úgy mondanánk, hogy bolondbiztossá. Ha valami hibabiztos, akkor azt egy alacsonyabban képzett, illetve gyengébb képességű is tudja használni, üzemeltetni. Ha alkalmazzuk ezt az elvet, és úgy építjük fel az irodai folyamatainkat, hogy ennek megfeleljen, akkor elérhetővé válik számunkra ez a munkaerőpiaci réteg is.
    Van egy másik olvasata is a dolognak. Ha egy irodai folyamatod repetitív, vagyis sokszor ismétlődik, akkor nincs más dolgunk, mint automatizálni. Erre is van egy példám. Egy napi kimutatást készítenek a kollégáim és hála a modern vállalatirányítási rendszerünknek, az adatokat csak nehezen feldolgozható formában tudják exportálni, emiatt a kimutatás elkészítés napi 30-40 percet vett igénybe. Miután azonban írtam rá egy 2-3 perc futási idejű Excel makrót, ez az időtartam jelentősen lerövidült. A makró megírásának ideje kb. 20 munkaóra volt, így a megtérülés kb. 50 munkanap.
  3. “Az országon belüli mobilitás elmarad a kívánatostól.”
    Ez is tény, itt az okok megint messzire vezetnek, de azért érezzük, hogy mindenki saját lakást szeretne, és nálunk nem működik az a modell, mint Németországban, ahol egy család egész életét albérletben éli le. De nem is lenne ezzel gond, hiszen már nagyon régóta van erre megoldás, úgy hívják szép angol szóval, hogy home office.
    Miért gondolja a legtöbb magyar munkaadó, hogy home office esetén, a feladat nem készül el és csak lógni fog a dolgozó?
    Személyes tapasztalat, én így is, úgy is felkelek fél hatkor, ha home office, ha nem – na jó ha nem akkor csak hatkor :). Viszont a törzsidőben ugyanúgy be vagyok jelentkezve és elérhető vagyok a munkatársak számára. Mit spóroltam meg? Napi 3 óra utazást, amit más hasznos (értékteremtő) tevékenységre tudok fordítani. Pl. sportolás vagy olvasás. A fent említett dolgozói érdekek tehát úgy teljesültek, hogy közben a munkáltatói érdekek nem sérültek.

Bár gondjaidat tehát a lean sem oldja meg varázsütésre, de arra sarkall, hogy gondolkozz el, amikor egy kimutatást kérsz a beosztottaktól: valóban szükséged van rá? Most az egyszer kéred vagy rendszeresen szükséged van rá? Ha rendszeresen, akkor érdemes lehet automatizálni.
Megvalósítható nálatok a havi 1-2 home office 1-2 nap?
Bevezettél már olyan rendszert amiből ténylegesen tudod mérni a kollégáid leterheltségét? Minden kimutatás, amit most készítenek valóban értékteremtő? Van olyan kimutatás, amit többen is készítenek duplikáltan?
Nálatok működik a harminc másodperces szabály? Vagyis bármely dokumentumot, legyen az papír alapú vagy elektronikus, meg tudtok találni 30 másodpercen belül?
És még hosszan sorolhatnám. A lényeg, a lean segítségével megtalálhatod a felesleges tevékenységeket, amivel erőforrást szabadíthatsz fel, rövidítheted a folyamatiadat, gyorsabban tudsz reagálni a változásokra és ezzel versenyelőnyre tehetsz szert.

[Források]

Szerző: Bereczki Gábor

Lépjünk kapcsolatba!

Örülünk, hogy felkeresett bennünket! Kérjük, töltse ki az alábbi mezőket, és küldje el számunkra az üzenetét!

X
Írjon nekünk!